これであなたもデキる人！今すぐやれる仕事効率アップ術７選

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To Doリストを作成

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効率化の基本は、仕事の優先順位を決めることです。
出社したら、まずは最初の5分で1日のTo Doリストを作成しましょう。
絶対に今日やらなければいけない項目にマークを付けて意識を集中させ、頭の中で1日の仕事のリハーサルをイメージしましょう。
そうすれば、突然飛び込んでくる緊急事項にも慌てずに優先順位付けを行って対応できるようになります。

集中力が必要な内容・企画書などの資料をまとめる

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企画書などの文書を整理してまとめる作業は集中力が求められるので、朝一番から午前中に行うのが効率的です。
集中力が高い朝なら1時間で終わる仕事でも、集中力が途切れがちな午後にまわすと、眠くなったり業務が立て込んだりして数時間かかってしまいます。

メールのチェックについて

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朝一番にメールの確認や返信をしている人が多いと思いますが、この習慣はとても勿体ないと思います。なぜなら、朝から昼までの午前中は、もっとも集中できる時間帯だからです。どうしても朝のメールチェックが必要なら、重要な案件にだけ即座に返信し、3～5分程度で終わらせましょう。緊急性の低いメールは、集中力が落ちている午後に返信すればいいのです。

会議・打ち合わせ

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本当に重要な会議は午前に行ったほうが良いですが、情報共有やブレスト、定例会議などは午後に行うのが良いでしょう。緊急性の低い会議の場合、午前中に行うと参加者全員から集中力が高い貴重な時間を奪うことになるからです。また会議は、決めた時間を厳守することも重要です。時間通りに来ない人を待つのは、集まっている人たちの時間を無駄にすること。時間キッカリにスタートし、終了時間にはスパッと終えて延長しないことです。

企画のアイディアを考える

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ひらめきが生まれるのは、午後から夜にかけて。
このころになると脳が疲れ、理論の縛りから解放されて、常識にとらわれない発想ができるようになるからです。移動中や入浴中、トイレやベッドの中、バーで飲みながらリラックスしているときも、ひらめきのチャンス。浮かんだアイディアは、忘れないようすぐにメモしましょう。

人に仕事を任せる

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仕事の効率化には、人に任せることも必要です。その際には、「あなたは、部内で一番のエクセルの使い手だから」など、その人に依頼する理由を伝えましょう。
そのひと言を添えることで相手の承認欲求が満たされ、“やらされ感”が軽減されます。そして、仕事が完了したら必ず「ありがとう」と感謝の気持ちを伝えましょう。
そうすることで、次も気持ちよく引き受けてくれる率が高まります。

報告・連絡・相談

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ポイントは、上司のタイプを見極めること。連絡や報告を細かく求める人もいれば、いちいち報告されるのは面倒だと感じる人もいるからです。メールでも同様です。丁寧な長文が好きな人もいれば、端的な短文を好む人もいます。そして、相談は“早め”が鉄則。“ザル聞き”の項でも述べましたが、上司の指示を正確に理解しないまま自己判断で進めていると、軌道修正が必要となったりして、何日分もの時間と労力が無駄になりかねません。